Transcripción del video
¿Alguna vez te has frustrado porque no puedes visualizar en Excel las tablas que tienes en Power BI? A pesar de lo poderoso que es Power BI, muchas veces simplemente quieres ver tus números en Excel. Y esto puede ser por varios motivos, como que puedes hacer transformaciones sencillas y más rápidas ahí. Bien, entonces en esta ocasión vamos a ver dos maneras en las que puedes exportar las tablas que tienes en Power BI a Excel.
Antes de continuar también quiero decirte que es muy común que te envíen un archivo de Power BI. Este archivo de Power BI tiene las tablas incluidas y puedes hacer las operaciones que desees en Power BI Desktop. Pero si quieres editar las tablas en el Query Editor, no te lo va a permitir, porque no tienes acceso a esas tablas. Algo así como lo que tengo aquí.
Entonces estos métodos que vamos a ver lo puedes usar para exportar las tablas de Power BI y luego conectar esos archivos de vuelta por medio del Editor de Consultas y así podrás hacer cambios ahí.
De hecho este tip lo agarré de Charles Elwood del grupo de profesional de Power BI en el que estoy. Él mencionó que así es como o trabaja cuando apenas va empezando a trabajar con sus clientes.
Bien, antes de continuar, ¿quieres descargar este archivo de Power BI y las diferentes tablas con datos? Ve al link que se encuentra en la descripción y podrás descargar todo este material y más.
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Veamos el primer método. Este método es súper sencillo.
Lo único que vamos a necesitar es ir a la página https://daxstudio.org/ . Esta página es un proyecto de la comunidad que desarrolla y utiliza DAX. Entonces aquí vamos a descargar el instalador. Es algo súper sencillo. De hecho es lo primero que vez. Nomas lo descargas y lo instalas, como puedes ver.
Ahora, antes de abrir DAX Studio debes de tener tu archivo de Power BI abierto.
En la ventana de DAX Studio lo seleccionas donde dice PBI. Y haces clic en Siguiente.
Aquí te va a mostrar todas tus tablas. Ahora, vamos a utilizar la función EVALUATE pero no nos vamos a meter a fondo a ver esta función, lo único que debes de saber es que debes de escribir esa función, luego espacio y el nombre de la tabla que quieres extraer, por ejemplo en mi caso la tabla Ventas.
Si hago clic en Run, con las opciones predeterminadas, la tabla va a aparecer aquí abajo.
Pero si queremos exportarla, debemos de cambiar la opción de Output, a File. Este file o archivo es un archivo csv. Luego hacemos clic en Run.
Fíjate cómo abajo nos muestra cuántas filas se han exportado. Esperamos hasta que deje de trabajar DAX Studio.
Para abrirlo te vas a Excel, y haces clic en Archivo, Abrir y luego Examinar. Luego seleccionas la opción de “Todos los archivos” y seleccionas el archivo que acabas de exportar.
Esto te debe de ayudar para descargar un gran número de filas. Pero si te fijas, no es tan amigable para el usuario porque luego tenemos que ir a Excel y abrirlo desde ahí.
Además, este método te va a dar problemas en Excel porque Excel solamente puede manejar arribita de 1 millón de filas. Entonces si tu tabla es de cientos de millones de filas, hay otra opción que puedes usar. Para esa opción primero debemos de obtener el número que viene abajo en DAX Studio, donde dice localhost. Grábate ese número porque ahorita lo vamos a utilizar.
Esta opción se encuentra en Excel y es usar PowerPivot. Con PowerPivot podemos manejar muchas más filas que el millón que nos permite Excel.
Nos vamos a la pestaña de Power Pivot, luego Administrar. Luego De Base de Datos, luego de Analysis Services o PowerPivot. En el servidor vamos a escribir localhost y el número que tenías.
Aquí debes de tener cuidado porque ese número va a cambiar cuando reinicies Power BI. Así que no es estático. Luego seleccionamos la base de datos, la cual solamente va a ser una. Hacemos clic en Siguiente.
Y luego vamos a tener todos los datos de nuestra tabla aquí. Ahora estos datos los podemos agregar a nuestra hoja de Excel agregando una tabla dinámica.
Ahora estos datos los podrás analizar en Excel usando todas las funcionalidades que ya conoces.
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